Możliwość prowadzenia elektronicznych akt osobowych pracowników to rozwiązanie wygodne dla przedsiębiorców. Warto jednak powierzyć te działania profesjonalnym firmom, by mieć pewność, że dokumenty tworzone są zgodne z wymogami prawa.
Obecnie usługę prowadzenia elektronicznych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej oferuje wiele firm. Warto jednak zlecić to podmiotom, które zatrudniają specjalistów z wielu dziedzin prawa, rachunkowości, nauk technicznych. Przedsiębiorcy powinni zdecydować się na zlecenie prowadzenia elektronicznych akt osobowych bardzo dużym firmom, mającym wszechstronne doświadczenie i bogaty pakiet usług w dziedzinie obsługi kadrowej takim jak ca-staff.eu.
Elektroniczne akta osobowe i dokumentacja pracownicza od
1 stycznia 2019 roku ‒ podstawowe informacje
Od 1 stycznia 2019 roku weszły w życie kluczowe dla pracodawców zmiany w dziedzinie prawa pracy. Dokładnie dotyczące zakładania i prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji pracowniczej, a także zasad i okresów ich przechowywania. W obecnym porządku prawnym dopuszczalne jest prowadzenie akt osobowych pracowników wyłącznie w postaci elektronicznej. Dla wielu przedsiębiorców tej postaci zmiana w prawie jest bardzo dużym ułatwieniem. Niestety nie wszyscy jednak pracodawcy mają wiedzę, w jaki sposób powinni zamienić dotychczasowy proces prowadzenia dokumentacji w wersji papierowej na prowadzenie dokumentacji tylko w wersji elektronicznej. Problematyczne jest to, jaką strukturę powinny mieć dokumenty elektroniczne, jak powinny być kategoryzowane, jak powinny być zabezpieczone przed ich bezprawnym pozyskiwaniem. Wielu przedsiębiorców zgłasza również trudności związane z tym, jak zorganizować sposób elektronicznego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, aby rzeczywiście zachowana była zasada kompletności, integralności przechowywania tych dokumentów w warunkach niegrożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Podstawowe kryteria wyboru zewnętrznej firmy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji kadrowej
Przedsiębiorcy powinni powierzyć prowadzenie elektronicznych akt osobowych przede wszystkim zespołom prawników ds. prawa pracy, księgowych i ekspertów w dziedzinie IT. Profesjonalne prowadzenie elektronicznych akt osobowych wymaga tak naprawdę zaangażowania wybitnych specjalistów z dziedziny zmieniającego się prawa pracy i jednocześnie informatyków posiadających kompetencje w dziedzinie tworzenia baz poufnych informacji oraz dokumentów. Ryzykowne jest więc zlecenie prowadzenia elektronicznych akt osobowych przykładowo jednoosobowemu biurowi rachunkowemu, w którym właściciel z jednej strony będzie pełnił rolę księgowego, a z drugiej strony jednocześnie informatyka i eksperta technicznego, prowadzącego bazy elektronicznych akt osobowych.
Czytaj także: Outsourcing kadr i płac – podstawowe wady i zalety usługi
